A. Ruang Lingkup

Skema sertifikasi ini berlaku untuk sertifikasi sistem manajemen mutu (sertifikasi awal, survailen dan sertifikasi ulang) pada ruang lingkup industri pertanian, kehutanan, dan perikanan (1), produk makanan, minuman, tembakau (3), dan karet serta produk plastik (14).

B. Acuan Normatif

IAF MD 2 Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management Systems
IAF MD 5 Determination of Audit Time of Quality, Environmental, and Occupational Health & Safety Management Systems
IAF MD 11 IAF Mandatory Document for the Application of ISO/IEC 17021-1 for Audits of Integrated Management Systems (IMS)
IAF MD 17 Witnessing Activities for the Accreditation of Management Systems Certification Bodies
IAF ID 12:2015 – Principles on Remote Assesment

C. Proses Sertifikasi SMM

I. SELEKSI

• Permohonan :

Sesuai persyaratan Permohonan yang tercantum dalam dokumen Prosedur LSSM BSPJI Banjarbaru (PR 8.2.2 Kaji ulang permintaan jasa tender dan kontrak).

a. Fotocopy Akta notaris perusahaan
b. Fotocopy IUI/Ijin Usaha Industri/NIB
c. Fotocopy NPWP
d. Fotocopy Sertifikat merek/Tanda Daftar Surat Pendaftaran Merek dari Dirjen HAKI
e. Daftar informasi terdokumentasi perusahaan
f. Struktur Organisasi perusahaan yang disahkan
g. Formulir Permohonan

Apabila pemohon berasal dari luar negeri maka harus melampirkan dokumen legal perusahaan dan dokumen sistem mutu yang harus diterjemahkan dalam bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah.

• Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan :

SNI ISO 9001:2015 atau revisinya

• Waktu Asesmen :

Memenuhi ketentuan perhitungan man/days audit mengacu pada IAF MD 5:2015 atau minimal 4 man/days atau 2 hari/ 2 orang

II. DETERMINASI

• Audit Kecukupan :

Dilakukan Audit Kecukupan (Document Review) terhadap dokumen Sistem Manajemen Mutu pemohonmelalui verifikasi penerapan sistem manajemen mutu dan proses produksi.

1. Daftar Informasi Terdokumentasi
2. Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir)
3. Rencana Mutu
4. Rekaman Pelaksanaan Audit Internal
5. Rekaman pelaksanaan Tinjauan Manajemen

Ketua tim audit melaporan hasil audit tahap 1 dengan form laporan audit dokumen FM 8.6.5

• Audit Lapangan :

Sesuai Prosedur LS PR 8.6.3 Evaluasi, Keputusan, Pemeliharaan, Penundaan, Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi

Tim Auditor, Auditor minimum memenuhi kualifikasi Auditor yang tercantum dalam Sistem Manajemen Mutu LS BSPJI Banjarbaru. Minimal 1 orang dari tim auditor memiliki kompetensi sesuai dengan lingkup yang diaudit Auditor harus menyiapkan rencana audit (audit plan) 

Area yang diaudit, Semua klausul SNI ISO 9001:2015 atau revisinya:
a. Manual Mutu / Pedoman Mutu (jika ada)
b. Identifikasi Isu Internal dan Eksternal
c. Identifikasi Kebutuhan dan harapan
d. Kebijakan mutu & Sasaran mutu
e. Identifikasi Resiko dan Peluang
f. Proses bisnis organisasi
g. Daftar Induk Dokumen
h. Hasil Audit Internal
i. Hasil Tinjauan Manajemen
j. Struktur Organisasi 

• Kategori Tidak Kesesuaian :

1. Mayor apabila : berhubungan langsung dengan mutu produk dan mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan atau sistem manajemen mutu tidak berjalan, waktu penyelesaian 1 (satu) bulan.
2. Minor apabila : terdapat inkonsistensi dalam menerapkan sistem manajemen mutu, waktu penyelesaian 2 (dua) bulan.

• Laporan Audit :

Ketua tim audit membuat hasil audit yang dilaporkan dalam berkas laporan audit meliputi:
a. Jadwal audit (FM-8.6.7)
b. Catatan audit (FM-8.6.9)
c. Laporan Ketidaksesuaian (FM-8.6.13)
d. Laporan Observasi (FM-8.6.14)
e. Daftar Hadir Audit (FM-8.6.8)
f. Laporan Hasil Audit (FM-8.6.12)

III. EVALUASI DAN KEPUTUSAN

• Evaluasi laporan audit oleh tim teknis :

1. Paling sedikit dilakukan oleh satu orang reviewer/tim teknis.
2. Tinjauan dilakukan terhadap laporan audit.
3. Tim Teknis terdiri dari satu atau lebih personel yang memahami Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001) dan sesuai ruang lingkup pemohon.
4. Semua personel Tim Teknis harus menandatangani Pernyataan Kerahasian dan Bebas Konflik Kepentingan.
5. Tim Teknis menerima laporan evaluasi beserta berkas kelengkapannya dari Operasional Lembaga Sertifikasi.
6. Tim Teknis membuat Laporan Pengkajian Hasil Audit Lapangan pada notulen rapat.
7. Tinjauan yang dihasilkan merupakan bahan rapat Panel/tim teknis Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dengan ketua tim Standardisasi dan Sertifikasi.

• Keputusan sertifikasi melalui rapat tim teknis :

Ketua Tim Standardisasi dan Sertifikasi mengadakan rapat dengan tim teknis (reviewer) yang ditunjuk untuk memberikan keputusan hasil proses sertifikasi berdasarkan tinjauan hasil audit (PR 8.6.3-Evaluasi, Keputusan, Pemeliharaan, Penundaan Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi)

IV. LISENSI

• Penerbitan sertifikasi :

1. Masa berlaku sistem manajemen mutu adalah 3 (Tiga) tahun
2. Sertifikat Sistem Mutu mencantumkan informasi paling sedikit :
    a. Nama dan alamat LSSM
    b. Nama dan alamat perusahaan
    c. Nama dan alamat perusahaan importir/perwakilan (produsen luar negeri)
    d. Ruang lingkup
    e. Tanggal berlaku
3. Dalam 1 (satu) sertifikasi hanya dicantumkan 1 (satu) perusahaan perwakilan/importir
4. Surat perjanjian tanggung jawab lisensi pengguna tanda Sertifikasi antara LS BSPJI Banjarbaru dengan perusahaan wajib mencantumkan nama penanggungjawab.

V. SURVAILEN

• Lingkup yang diaudit :

1. Audit SMM, pada saat sertifikasi awal/resertifikasi bagi yang sudah mendapatkan sertifikat SMM berlogo KAN audit dilakukan pada elemen kritis, sedangkan bagi yang tidak, audit dilakukan pada seluruh elemen.
2. Sesuai Prosedur LS PR 8.6.3 Evaluasi, Keputusan, Pemeliharaan, Penundaan, Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi

• Durasi audit :

1 (satu) hari kerja atau dapat menyesuaikan kondisi lingkungan

• Kategori ketidaksesuaian :

1. Mayor apabila berhubungan langsung dengan mutu produk dan mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan atau sistem manajemen mutu tidak berjalan, waktu penyelesaian 1 (satu) bulan.
2. Minor apabila terdapat inkonsistensi dalam menerapkan sistem manajemen mutu, waktu penyelesaian 2 (dua) bulan.

• Evaluasi laporan hasil audit oleh tim teknis :

1. Paling sedikit dilakukan oleh 1 (satu) orang reviewer/tim teknis.
2. Tinjauan dilakukan terhadap laporan audit.
3. Tim Teknis terdiri dari satu atau lebih personel yang memahami Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001) dan sesuai ruang lingkup pemohon.
4. Semua personel Tim Teknis harus menandatangani Pernyataan Kerahasian dan Bebas Konflik Kepentingan.
5. Tim Teknis menerima laporan evaluasi beserta berkas kelengkapannya dari Operasional Lembaga Sertifikasi.
6. Tim Teknis membuat Laporan Pengkajian Hasil Audit Lapangan pada notulen rapat.
7. Tinjauan yang dihasilkan merupakan bahan rapat Panel/tim teknis Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dengan ketua tim Standardisasi dan Sertifikasi.

• Keputusan survailen :

Ketua Tim Standardisasi dan Sertifikasi mengadakan rapat dengan tim teknis (reviewer) yang ditunjuk untuk memberikan keputusan hasil proses sertifikasi berdasarkan tinjauan hasil audit (PR 8.6.3-Evaluasi, Keputusan, Pemeliharaan, Penundaan Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi)

VI. RESERTIFIKASI

Sesuai Prosedur Kerja PR 8.6.3

VII. PENUNDAAN, PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN

1. Berdasarkan hasil survailen, klien diberi kesempatan untuk melakukan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang diterbitkan sesuai dengan target/batas waktu yang ditetapkan.
2. Perusahaan harus melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang diterbitkan dan dikirimkan ke LS BSPJI Banjarbaru sesuai dengan target/batas waktu yang ditetapkan.
3. Apabila sesuai dengan target/batas waktu yang ditetapkan perusahaan belum melakukan tindakan perbaikan, maka LS menerbitkan surat penundaan/pembekuan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu. Perusahaan diberikan tambahan waktu untuk melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang diterbitkan.
4. Apabila perusahaan telah melakukan tindakan perbaikan dan dapat diverifikasi serta ditutup, maka LS menerbitkan Surat berlakunya Sertifikat Sistem Manjemen Mutu kembali.

Hasil survailen dari butir penundaan (enam bulan setelah pembekuan), bila hasil perbaikan yang telah dilakukan tidak memenuhi persyaratan maka sertifikat sistem manajemen mutu akan dicabut.

VIII. PENGHENTIAN, PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI

• Pelanggan mengajukan permohonan tertulis untuk penghentian atau memperluas atau mengurangi ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu.
• LS menindak lanjuti permohonan tertulis tersebut.
• Jika pemohon mengajukan perluasan lingkup sertifikasi maka Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen akan melakukan evaluasi terhada dokumen yang dikirim pemohon sebagaimana disyaratkan dalam Permohonan Sertifikasi.
• Lembaga menugaskan urusan terkait untuk melakukan asesmen terhadap sistem mutu perusahaan.
• Dilakukan evaluasi terhadap hasil yang telah dilakukan diatas.
• Ketua Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen akan memberikan sertifikat Sistem Manajemen mutu kepada pemohon untuk perluasan sertifikasi dengan ruang lingkup yang memenuhi persyaratan.
• LS harus memperbaharui publikasi atau direktori sertifikasi yang berkaitan dengan pelanggan yang menghentikan, mengurangi dan memperluas lingkup sertifikasinya.
• Proses seleksi, determinasi, keputusan sertifikasi dan pemberian lisensi secara keseluruhan dilakukan dengan skema yang sama dengan permohonan awal, khusus untuk produk yang diajukan sebagai permohonan perluasan ruang lingkup.
• Untuk perluasan ruang lingkup sertifikasi dapat dilakukan melalui audit survailen atau audit khusus dalam rangka perluasan ruang lingkup.
• Sesuai Prosedur Kerja Penghentian, Penambahan dan Pengurangan Lingkup Sertifikat (PR. 8.6.4)

XI. KONDISI FORCE MAJEURE

Saat kondisi yang terjadi di luar kemampuan manusia (misalnya karena wabah penyakit), maka layanan sertifikasi dilaksanakan berdasarkan skema dengan mengikuti kebijakan pemerintah yang menetapkan regulasi (Kementerian Perindustrian). Apabila tidak ada kebijakan khusus pemerintah/pemilik skema, maka kegiatan sertifikasi mengikuti kebijakan KAN melalui remote audit berdasarkan ISO & IAF 2020 (ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on Remote Audite), IAF ID 12:2015 (Principles on Remote Assesment), IAF MD4:2018 (Prosedur untuk Mendapatkan Bukti Objektif).

XII. BANDING
Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru memiliki prosedur yang terdokumentasi untuk menerima, mengevaluasi dan menetapkan keputusan keluhan dan banding oleh pelanggan, yaitu dengan (sesuai PM 08):

• rekam dan melacak keluhan/banding dan tindakan yang dilakukan untuk mengatasinya.
• setelah menerima pengaduan atau banding, Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru mengkonfirmasikan apakah keluhan atau banding berkaitan dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya, dan jika demikian, maka Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru akan menyelesaikannya.
• Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru mengakui secara tertulis penerimaan keluhan resmi atau banding.
• Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru mengumpulkan dan memverifikasi seluruh informasi yang diperlukan (jika memungkinkan) untuk menindaklanjuti keluhan atau banding hingga adanya suatu keputusan.
• Keputusan menyelesaikan keluhan atau banding harus dilakukan oleh, atau ditinjau dan disetujui oleh satu orang atau lebih yang tidak terlibat dalam kegiatan sertifikasi yang terkait dengan keluhan atau banding tersebut.
• Untuk memastikan bahwa tidak ada konflik kepentingan, personel (termasuk yang bertindak dalam kapasitas manajemen) yang telah memberikan konsultasi kepada
  klien, atau personel yang telah dipekerjakan oleh klien, tidak ditugaskan oleh Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru untuk meninjau atau menyetujui keputusan keluhan atau banding klien dalam waktu dua tahun setelah akhir konsultasi atau pekerjaan.
• Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru menyampaikan pemberitahuan secara formal terkait hasil dan akhir proses keluhan/banding kepada pihak yang menyampaikan keluhan.
• Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru mengambil tindakan selanjutnya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keluhan atau banding.

XIII. PENGATURAN LOGO
Untuk Klien yang ingin menggunakan logo sertifikasi sistem manajemen mutu pada perusahaannya maka:

• Simbol Akreditasi KAN hanya boleh dibubuhkan dalam bentuk, ukuran dan posisi yang tepat sebagaimana ditentukan dalam dokumen KAN U03.
• Setiap penggunaan logo KAN harus disertai dengan tulisan nomor identitas akreditasi LPK BSPJI Banjarbaru di bawahnya.
  
  
  
  
• Apabila klien memperoleh sertifikat untuk lebih dari 1 (satu) skema dari BSPJI Banjarbaru, maka simbol akreditasi dapat berupa 1 (satu) logo KAN ditambahkan dengan nomor-nomor identitas akreditasi LPK BSPJI Banjarbaru.
  
  
  
  
• Setiap perbesaran atau pengecilan ukuran simbol akreditasi harus proporsional dengan logo yang digunakan sebagai acuan.

A. Ruang Lingkup

Skema sertifikasi ini berlaku untuk sertifikasi sistem manajemen mutu (sertifikasi awal,
survailen dan sertifikasi ulang) pada ruang lingkup administrasi umum (36).

B. Acuan Normatif

IAF MD 2 Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management
Systems
IAF MD 5 Determination of Audit Time of Quality, Environmental, and Occupational Health &
Safety Management Systems
IAF MD 11 IAF Mandatory Document for the Application of ISO/IEC 17021-1 for Audits of
Integrated Management Systems (IMS)
IAF MD 17 Witnessing Activities for the Accreditation of Management Systems Certification
Bodies
IAF ID 12:2015 – Principles on Remote Assesment

C. Proses Sertifikasi SMM

I. SELEKSI

• Permohonan :
  Sesuai persyaratan Permohonan yang tercantum dalam dokumen Prosedur LSSM BSPJI Banjarbaru (PR 8.2.2Kaji ulang permintaan jasa tender dan kontrak).

  a. Fotocopy pendirian Yayasan/Perkumpulan dan atau SK Kemenhuk dan HAM tentang Pengesahan Pendirian Badan Hukum
  b. Fotocopy IUI/Ijin Usaha Industri/NIB
  c. Fotocopy NPWP
  d. Daftar informasi terdokumentasi perusahaan
  e. Struktur Organisasi perusahaan yang disahkan
  f. Formulir Permohonan

  Apabila pemohon berasal dari luar negeri maka harus melampirkan dokumen legal perusahaan dan dokumen sistem mutu yang harus diterjemahkan dalam bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah.

• Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan :
  SNI ISO 9001:2015 atau revisinya
• Waktu asesmen :
  Memenuhi ketentuan perhitungan man/days audit mengacu pada IAF MD 5:2015 atau minimal 4 man/days atau 2 hari/ 2 orang

II. DETERMINASI

• Audit kecukupan :
  Dilakukan Audit Kecukupan (Document Review) terhadap dokumen Sistem Manajemen Mutu pemohon melalui verifikasi penerapan sistem manajemen mutu dan proses produksi.

  1. Daftar Informasi Terdokumentasi
  2. Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir)
  3. Rencana Mutu
  4. Rekaman Pelaksanaan Audit Internal
  5. Rekaman pelaksanaan Tinjauan Manajemen

  Ketua tim audit melaporan hasil audit tahap 1 dengan form laporan audit dokumen FM 8.6.5

• Audit lapangan :
  Sesuai Prosedur LS PR 8.6.3 Evaluasi, Keputusan, Pemeliharaan, Penundaan, Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi
  Tim Auditor, Auditor minimum memenuhi kualifikasi Auditor yang tercantum dalam Sistem Manajemen Mutu LS BSPJI Banjarbaru. Minimal 1 orang dari tim auditor memiliki kompetensi sesuai dengan lingkup yang diaudit Auditor harus menyiapkan rencana audit (audit plan)
  Area yang diaudit,

  Semua klausul SNI ISO 9001:2015 atau revisinya:

  a. Manual Mutu / Pedoman Mutu (jika ada)
  b. Identifikasi Isu Internal dan Eksternal
  c. Identifikasi Kebutuhan dan harapan
  d. Kebijakan mutu & Sasaran mutu
  e. Identifikasi Resiko dan Peluang
  f. Proses bisnis organisasi
  g. Daftar Induk Dokumen
  h. Hasil Audit Internal
  i. Hasil Tinjauan Manajemen
  j. Struktur Organisasi

• Kategori Ketidaksesuaian :
  1. Mayor apabila : berhubungan langsung dengan mutu produk dan mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan atau sistem manajemen mutu tidak berjalan, waktu penyelesaian 1 (satu) bulan.
  2. Minor apabila : terdapat inkonsistensi dalam menerapkan sistem manajemen mutu, waktu penyelesaian 2 (dua) bulan.

• Laporan Audit :
  Ketua tim audit membuat hasil audit yang dilaporkan dalam berkas laporan audit meliputi:
  a. Jadwal audit (FM-8.6.7)
  b. Catatan audit (FM-8.6.9)
  c. Laporan Ketidaksesuaian (FM-8.6.13)
  d. Laporan Observasi (FM-8.6.14)
  e. Daftar Hadir Audit (FM-8.6.8)
  f. Laporan Hasil Audit (FM-8.6.12)

III. EVALUASI DAN KEPUTUSAN

• Evaluasi laporan audit oleh tim teknis :

1. Paling sedikit dilakukan oleh satu orang reviewer/tim teknis.
2. Tinjauan dilakukan terhadap laporan audit.
3. Tim Teknis terdiri dari satu atau lebih personel yang memahami Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001) dan sesuai ruang lingkup pemohon.
4. Semua personel Tim Teknis harus menandatangani Pernyataan Kerahasiaan dan Bebas Konflik Kepentingan.
5. Tim Teknis menerima laporan evaluasi beserta berkas kelengkapannya dari Operasional Lembaga Sertifikasi.
6. Tim Teknis membuat Laporan Pengkajian Hasil Audit Lapangan pada notulen rapat.
7. Tinjauan yang dihasilkan merupakan bahan rapat Panel/tim teknis Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dengan ketua tim Standardisasi dan Sertifikasi.

• Keputusan Sertifikasi melalui rapat Tim Teknis :
  Ketua Tim Standardisasi dan Sertifikasi mengadakan rapat dengan tim teknis (reviewer) yang ditunjuk untuk memberikan keputusan hasil proses sertifikasi berdasarkan tinjauan hasil audit (PR 8.6.3-Evaluasi, Keputusan, Pemeliharaan, Penundaan Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi)

IV. LISENSI

• Penerbitan Sertifikasi :
  1. Masa berlaku sistem manajemen mutu adalah 3 (Tiga) tahun
  2. Sertifikat Sistem Mutu mencantumkan informasi paling sedikit :
  a. Nama dan alamat LSSM
  b. Nama dan alamat perusahaan/instansi pemerintah
  c. Ruang lingkup
  d. Tanggal berlaku
  3. Surat perjanjian tanggung jawab lisensi pengguna tanda Sertifikasi antara LS BSPJI Banjarbaru dengan perusahaan wajib mencantumkan nama penanggungjawab.

V. SURVAILEN

• Lingkup yang diaudit :
  1. Audit SMM, pada saat sertifikasi awal/resertifikasi bagi yang sudah mendapatkan sertifikat SMM berlogo KAN audit dilakukan pada elemen kritis, sedangkan bagi yang tidak, audit dilakukan pada seluruh elemen.
  2. Sesuai Prosedur LS PR 8.6.3 Evaluasi, Keputusan, Pemeliharaan, Penundaan, Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi
• Durasi Audit :
  1 (satu) hari kerja atau dapat menyesuaikan kondisi lingkungan
• Kategori ketidaksesuaian :
  1. Mayor apabila berhubungan langsung dengan mutu produk dan mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan atau sistem manajemen mutu tidak berjalan, waktu penyelesaian 1 (satu) bulan.
  2. Minor apabila terdapat inkonsistensi dalam menerapkan sistem manajemen mutu, waktu penyelesaian 2 (dua) bulan.
• Evaluasi laporan hasil audit oleh tim teknis :
  1. Paling sedikit dilakukan oleh 1 (satu) orang reviewer/tim teknis.
  2. Tinjauan dilakukan terhadap laporan audit.
  3. Tim Teknis terdiri dari satu atau lebih personel yang memahami Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001) dan sesuai ruang lingkup pemohon.
  4. Semua personel Tim Teknis harus menandatangani Pernyataan Kerahasian dan Bebas Konflik Kepentingan.
  5. Tim Teknis menerima laporan evaluasi beserta berkas kelengkapannya dari Operasional Lembaga Sertifikasi.
  6. Tim Teknis membuat Laporan Pengkajian Hasil Audit Lapangan pada notulen rapat.
  7. Tinjauan yang dihasilkan merupakan bahan rapat Panel/tim teknis Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dengan ketua tim Standardisasi dan Sertifikasi.
• Keputusan survailen :
  Ketua Tim Standardisasi dan Sertifikasi mengadakan rapat dengan tim teknis (reviewer) yang ditunjuk untuk memberikan keputusan hasil proses sertifikasi berdasarkan tinjauan hasil audit (PR 8.6.3-Evaluasi, Keputusan, Pemeliharaan, Penundaan Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi)

VI. RESERTIFIKASI
Sesuai Prosedur Kerja PR 8.6.3

VII. PENUNDAAN, PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN

1. Berdasarkan hasil survailen, klien diberi kesempatan untuk melakukan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang diterbitkan sesuai dengan target/batas waktu yang ditetapkan.
2. Perusahaan harus melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang diterbitkan dan dikirimkan ke LS BSPJI Banjarbaru sesuai dengan target/batas waktu yang ditetapkan.
3. Apabila sesuai dengan target/batas waktu yang ditetapkan perusahaan belum melakukan tindakan perbaikan, maka LS menerbitkan surat penundaan/pembekuan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu. Perusahaan diberikan tambahan waktu untuk melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang diterbitkan.
4. Apabila perusahaan telah melakukan tindakan perbaikan dan dapat diverifikasi serta ditutup, maka LS menerbitkan Surat berlakunya Sertifikat Sistem Manjemen Mutu kembali.

Hasil survailen dari butir penundaan (enam bulan setelah pembekuan), bila hasil perbaikan yang telah dilakukan tidak memenuhi persyaratan maka sertifikat sistem manajemen mutu
akan dicabut.

VIII. PENGHENTIAN, PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI

• Pelanggan mengajukan permohonan tertulis untuk penghentian atau memperluas atau mengurangi ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu.
• LS menindak lanjuti permohonan tertulis tersebut.
• Jika pemohon mengajukan perluasan lingkup sertifikasi maka Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen akan melakukan evaluasi terhada dokumen yang dikirim pemohon sebagaimana disyaratkan dalam Permohonan Sertifikasi.
• Lembaga menugaskan urusan terkait untuk melakukan asesmen terhadap sistem mutu perusahaan.
• Dilakukan evaluasi terhadap hasil yang telah dilakukan diatas.
• Ketua Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen akan memberikan sertifikat Sistem Manajemen mutu kepada pemohon untuk perluasan sertifikasi dengan ruang lingkup yang memenuhi persyaratan.
• LS harus memperbaharui publikasi atau direktori sertifikasi yang berkaitan dengan pelanggan yang menghentikan, mengurangi dan memperluas lingkup sertifikasinya.
• Proses seleksi, determinasi, keputusan sertifikasi dan pemberian lisensi secara keseluruhan dilakukan dengan skema yang sama dengan permohonan awal, khusus untuk produk yang diajukan sebagai permohonan perluasan ruang lingkup.
• Untuk perluasan ruang lingkup sertifikasi dapat dilakukan melalui audit survailen atau audit khusus dalam rangka perluasan ruang lingkup.
• Sesuai Prosedur Kerja Penghentian, Penambahan dan Pengurangan Lingkup Sertifikat (PR. 8.6.4)

IX. KONDISI FORCE MAJEURE
Saat kondisi yang terjadi di luar kemampuan manusia (misalnya karena wabah penyakit), maka layanan sertifikasi dilaksanakan berdasarkan skema dengan mengikuti kebijakan pemerintah yang menetapkan regulasi (Kementerian Perindustrian). Apabila tidak ada kebijakan khusus pemerintah/pemilik skema, maka kegiatan sertifikasi mengikuti kebijakan KAN melalui remote audit berdasarkan ISO & IAF 2020 (ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on Remote Audite), IAF ID 12:2015 (Principles on Remote Assesment), IAF MD4:2018 (Prosedur untuk Mendapatkan Bukti Objektif).

X. BANDING
Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru memiliki prosedur yang terdokumentasi untuk menerima, mengevaluasi dan menetapkan keputusan keluhan dan banding oleh pelanggan, yaitu dengan (sesuai PM 08):

• rekam dan melacak keluhan/banding dan tindakan yang dilakukan untuk mengatasinya.
• setelah menerima pengaduan atau banding, Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru mengkonfirmasikan apakah keluhan atau banding berkaitan dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya, dan jika demikian, maka Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru akan menyelesaikannya.
• Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru mengakui secara tertulis penerimaan keluhan resmi atau banding.
• Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru mengumpulkan dan memverifikasi seluruh informasi yang diperlukan (jika memungkinkan) untuk menindaklanjuti keluhan atau banding hingga adanya suatu keputusan.
• Keputusan menyelesaikan keluhan atau banding harus dilakukan oleh, atau ditinjau dan disetujui oleh satu orang atau lebih yang tidak terlibat dalam kegiatan sertifikasi yang terkait dengan keluhan atau banding tersebut.
• Untuk memastikan bahwa tidak ada konflik kepentingan, personel (termasuk yang bertindak dalam kapasitas manajemen) yang telah memberikan konsultasi kepada
  klien, atau personel yang telah dipekerjakan oleh klien, tidak ditugaskan oleh Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru untuk meninjau atau menyetujui keputusan keluhan atau banding klien dalam waktu dua tahun setelah akhir konsultasi atau pekerjaan.
• Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru menyampaikan pemberitahuan secara formal terkait hasil dan akhir proses keluhan/banding kepada pihak yang menyampaikan keluhan.
• Lembaga Sertifikasi BSPJI Banjarbaru mengambil tindakan selanjutnya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keluhan atau banding.
  
  

XI. PENGATURAN LOGO
Untuk Klien yang ingin menggunakan logo sertifikasi sistem manajemen mutu pada perusahaannya maka:

• Simbol Akreditasi KAN hanya boleh dibubuhkan dalam bentuk, ukuran dan posisi yang tepat sebagaimana ditentukan dalam dokumen KAN U03.
• Setiap penggunaan logo KAN harus disertai dengan tulisan nomor identitas akreditasi LPK BSPJI Banjarbaru di bawahnya.
  
  
  
  
• Apabila klien memperoleh sertifikat untuk lebih dari 1 (satu) skema dari BSPJI Banjarbaru, maka simbol akreditasi dapat berupa 1 (satu) logo KAN ditambahkan dengan nomor-nomor identitas akreditasi LPK BSPJI Banjarbaru.
  
  
  
  
• Setiap perbesaran atau pengecilan ukuran simbol akreditasi harus proporsional dengan logo yang digunakan sebagai acuan.